Kopfdaten der Material-Ausschreibung befüllen (Schritt 2)
- Alves, Claudio
Die nachfolgend beschriebenen Schritte sind in jedem Ausschreibungstyp identisch.
Sobald Sie nach Auswahl der Materialpositionen auf “Ausschreibung erstellen” geklickt haben, wird Ihnen ein leeres Eingabeformular für die Kopfdaten der Ausschreibung angezeigt, welches Sie befüllen können. Das Formular erhält gemäß seines eingestellten Nummernkreises eine Ausschreibungsnummer oder das Feld für die Ausschreibungsnummer bleibt leer, falls Ihr Unternehmen ohne eine automatische Generierung der Anfragenummer arbeitet. In letzterem Fall soll i.d.R. eine von Ihrem Unternehmen intern vergebene Referenznummer manuell eingetragen werden. Dies kann z.B. die Submissionsnummer aus dem SAP-System sein.
Pflegen Sie nun die verfügbaren Felder, wie z.B. eine aussagekräftige Bezeichnung. Der technische sowie der kaufmännische Ansprechpartner wird den Lieferanten in der Einladung angezeigt, welche sie per E-Mail erhalten. Haben Ihre internen Ansprechpartner ihre Kontaktdaten gepflegt, werden diese ebenfalls in der Einladung erwähnt.
Der Abgabetermin ist ein Pflichtfeld. Pflegen Sie diesen mit einem Datum und einer Uhrzeit.
Legen Sie fest, welche Währung für den gesamten Prozess ausschließlich genutzt werden soll. Alle Positionen, die Sie erstellen, erhalten automatisch diese Währung.
Legen Sie außerdem die Sprache der Mengeneinheiten fest. Die Sprache bestimmt die Anzeige der in der Ausschreibung genutzten Mengeneinheiten, die in dieser Form Ihren Lieferanten in der Positionsliste angezeigt werden. Festgelegte Mengeneinheiten aus den SAP-Stammdaten der deutschen Sprache, wie z.B. ST (Stück), werden damit automatisiert in die englische Entsprechung PC (Pieces) übersetzt.
Im Bereich “Geschäftsbedingungen” können Sie optional die Lieferkonditionen und Zahlungsbedingungen für Ihre Lieferanten festlegen.
Anlagen als bestätigungspflichtig deklarieren
Im unteren Bereich der Kopfdaten haben Sie die Möglichkeit, relevante Anlagen zur Ausschreibung hinzuzufügen. Kennzeichnen Sie nach Bedarf Dokumente als bestätigungspflichtige Unterlagen. Dies hat zur Folge, dass alle teilnehmenden Unternehmen diese zuerst bestätigen müssen, bevor die vollständige Ausschreibung eingesehen werden kann.
Maximale Größe von Anlagen für den Upload in der Ausschreibung
Für den Upload können Sie Dateien mit einer Gesamtgröße von maximal 70 MB pro Datei verwenden. Hierbei können Sie auch mehrere Dateien bis zu dieser maximalen Größenordnung hochladen.
Mit dem Button “Weiter” unten rechts, speichern Sie Ihre Daten und wechseln in den nächsten Schritt “Positionen”.
Eine Ausschreibung wird automatisch erstellt, sobald Sie im Erstellungsprozess von Schritt “Kopfdaten” zum Schritt “Positionen” wechseln. Die Ausschreibung erhält in diesem Fall den Status “In Vorbereitung”. Ausschreibungen mit dem Status “in Vorbereitung” finden Sie in der Navigation in der gleichnamigen Liste. Hier können Sie die Ausschreibung öffnen und bearbeiten. In den Übersichtslisten können Ausschreibungen “in Vorbereitung” mit dem Papierkorb-Button wieder gelöscht werden.
Hier geht es zu Schritt 3: