In diesem Kurzleitfaden erfahren Sie, wie Sie ein Angebot für eine Ausschreibung erstellen und an den Auftraggeber senden.
Schritt 1: Login in FUTURA Smart
Zu jeder neuen Ausschreibung erhalten Sie eine Einladung per E-Mail. Klicken Sie darin auf den Button “Zur Ausschreibung”.
Loggen Sie sich nun mit Ihren bekannten Zugangsdaten ein. Sie benötigen die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich als Benutzer registriert haben und das Passwort. Mit “Sign In” werden Sie zum Dashboard geleitet.
Schritt 2: Anfrage auswählen
Öffnen Sie auf dem Dashboard auf der linken Seite die Liste der Ausschreibungen durch einen Klick auf Ausschreibungen → Laufend“:
Wählen Sie die gewünschte Ausschreibung aus, indem Sie sie einmal anklicken oder rechts mit dem Umschlag-Button öffnen:
Die Ausschreibung öffnet sich daraufhin und Sie befinden sich auf dem Deckblatt. Auf dem Deckblatt finden Sie allgemeine Informationen zur Ausschreibung, unter anderem welches das ausschreibende Unternehmen und die Abgabefrist ist:
Im unteren Bereich des Deckblatts befinden sich die Anlagen zur Ausschreibung, falls vom Ausschreiber welche zur Verfügung gestellt wurden:
Schritt 3: Positionen einsehen
Der Tab “Positionen” beinhaltet die vollständig ausgeschriebene Positionsliste vom Ausschreiber, inklusive der angefragten Menge. Sie kann je nach Länge auf mehreren Seiten gelagert sein. Hierfür können Sie im unteren Bereich der Positionsliste auf weitere Seiten blättern:
Mit dem Plus- und Minus-Button jeweils links neben den Positionen, können Sie sich die Details anzeigen lassen. Darin enthalten ist die Beschreibung (Langtext), etwaige weitere Anlagen etc.
Schritt 4: Angebot erstellen
Um ein Angebot zu erstellen, klicken Sie auf den Button “Angebot erstellen”.
Sobald Sie auf den Button „Angebot erstellen“ geklickt haben, ist der Vorgang in Bearbeitung. Ergo ist der Button „Angebot erstellen“ daraufhin inaktiv und kann nicht mehr erneut angewählt werden. Wenn Sie die Anfrage verlassen und z. B. zu einem späteren Zeitpunkt das Angebot weiterbearbeiten möchten, kehren Sie zum Tab „Angebote“ in der Ausschreibung zurück und klicken den bereits erstellten Datensatz mit Mausklick an oder mit dem Umschlag-Button rechts, um ihn wieder zu öffnen.
Für die Bearbeitung Ihres Angebots wird eine Eingabemaske für alle relevanten Informationen geöffnet. Hier können Sie nun eine Angebotsnummer und eine Bindefrist für das Angebot eintragen und Anlagen zum Angebot hochladen:
Anlagen zum Angebot hochladen
Ihre Angebotsdokumente können Sie unter dem Bereich “Anlagen zu Ihrem Angebot” hochladen. Wählen Sie hierzu den Button “Dateien auswählen” oder markieren und ziehen Sie Ihre Anlagen aus dem Speicherort Ihres PCs und legen diese unter “Dateien zum Hochladen hier ablegen” ab.
Anlagen löschen
Mit dem Mülltonnen-Button rechts neben jeder Ihrer hochgeladenen Anlagen können Sie nachträglich Anlagen wieder entfernen.
Positionsliste bearbeiten
Im unteren Bereich wird Ihnen die Positionsliste angezeigt. Diese können Sie nun mit Ihren Angaben befüllen. Die Spalten “Lieferzeit” und “Einzelpreis” sind editierbar.
Für die Bearbeitung können Sie mit der Tab-Taste von einem Feld in das nächste springen. Der sich aus der Menge und dem Einzelpreis ergebene Gesamtpreis aktualisiert sich automatisch mit Verlassen des Feldes. Auch der Gesamtpreis im Kopf des Angebots aktualisiert sich:
Schritt 5: Angebot absenden
Wenn das Angebot vollständig und die Kalkulation Ihres Angebots korrekt ist, können Sie das Angebot, inklusive Ihrer Angebotsunterlagen mit dem Button “Angebot abgeben” unter der Positionsliste an den Ausschreiber versenden:
Bestätigen Sie abschließend die Sendung Ihres Angebots:
Sie erhalten eine kurze Bestätigung, dass das Angebot an den Ausschreiber versendet wurde:
Ein erfolgreich abgegebenes Angebot hat den Status “Angeboten”.
Ihr Angebot können Sie jederzeit einsehen, auch nach Ablauf des Abgabetermins. Öffnen Sie dazu erneut die Ausschreibung, wechseln Sie in den Tab “Angebote” und klicken Sie auf den Button mit dem Ordner oder direkt auf das Angebot.
Angebot in einer laufenden Ausschreibung ändern
Sollten Sie in einer laufenden Anfrage Ihr Angebot überarbeiten müssen, können Sie noch innerhalb des Abgabetermins dieses ändern. Wie dies funktioniert, erfahren Sie hier: Angebot ändern / überarbeiten