Sobald Sie nach Auswahl der BANF-Positionen auf “Ausschreibung erstellen” geklickt haben, wird Ihnen ein leeres Eingabeformular für die Kopfdaten deer Ausschreibung angezeigt, welches Sie befüllen können. Das Formular erhält gemäß seines eingestellten Nummernkreises eine Ausschreibungs-Nr. oder das Feld für die Ausschreibungs-Nr. bleibt leer, falls Ihr Unternehmen ohne eine automatische Generierung der Anfragenummer arbeitet. In letzterem Fall soll i.d.R. eine von Ihrem Unternehmen intern vergebene Referenznummer manuell eingetragen werden. Dies kann z.B. die Submissionsnummer aus dem SAP-System sein.
Pflegen Sie nun die verfügbaren Felder, wie z.B. eine aussagekräftige Bezeichnung. Der technische sowie der kaufmännische Ansprechpartner wird den Lieferanten in der Einladung angezeigt, welche sie per E-Mail erhalten. Haben Ihre internen Ansprechpartner ihre Kontaktdaten gepflegt, werden diese ebenfalls in der Einladung erwähnt.
Der Abgabetermin ist ein Pflichtfeld. Pflegen Sie diesen mit einem Datum und einer Uhrzeit.
Im Bereich “Geschäftsbedingungen” können Sie optional die Lieferkonditionen und Zahlungsbedingungen für Ihre Lieferanten festlegen.
Im unteren Bereich der Kopfdaten haben Sie die Möglichkeit, relevante Anlagen zur Ausschreibung hinzuzufügen.
Mit dem Button “Weiter” unten rechts, speichern Sie Ihre Daten und wechseln in den nächsten Schritt “Positionen”.
Eine Ausschreibung wird automatisch erstellt, sobald Sie im Erstellungsprozess von Schritt “Kopfdaten” zum Schritt “Positionen” wechseln. Die Ausschreibung erhält in diesem Fall den Status “In Vorbereitung”. Ausschreibungen mit dem Status “in Vorbereitung” finden Sie in der Navigation in der gleichnamigen Liste. Hier können Sie die Ausschreibung öffnen und bearbeiten. In den Übersichtslisten können Ausschreibungen “in Vorbereitung” mit dem Papierkorb-Button wieder gelöscht werden.
Hier geht es zu Schritt 3: